REUNION DE AUDITORIA

INFORME DE REUNION
RUTA DE MACONDO
AUDITORIA MARTES 9 DE SEPTIEMBRE
(DÍA DE PARO)

Asistentes>
Elkin Marquez
Wilmer Escorcia
Alfred Aar[on
Jorge Paternina
Cristobal Manjarr[es
Samir Ayus
Luis Mendoza
Cecilia Escorcia

De parte de las fundaciones:
Representante de Fundeban: Dra Gloria
Representante de Fundauniban: Dra Magaly
Representante de Corbanacol: Dr Elkin
Coordinadora del Proyecto Ruta de Macondo: Dra Lina

Revisión del Componente pedagógico:
Se presentaron los acvances en la transformación del PEIP y de la transversalización de los programas, y de la adecuación del plan de estudio a las exigencias del Sena.

Sugieren que debe imprimirse el texto guia del proyecto, un texto que sirva para todos los grados.

Sugieren que en el Plan de Mejoramiento Institucional deben quedar registradas las actividades que deben efectuarse para garantizar la continuidad del proyecto empresarial. La continuidad quedará garantizada una vez que el proyecto genere actividades desde los frentes del PEI, del Plan de Mejoramiento y actividades empresariales. Se resalta el convenio SENA que permite eefctuar formaciones en el campo empresarial de manera continua.

Se resalta la ausencia de los estudiantes, pero como el paro fue anunciado apenas el día anterior, no se coordinó con tiempo la convocatoria.

Revisión del Plan de Negocios

Se presentó el plan de negocios del proyecto, haciendo énfasis en el plan de producción.
Se debe hacer un plan de producción que permita adquirir experticia, y que permita arrancar la planta con producción y comercialización de algún alimento.
Se plantea la necesidad de rehacer el Plan de Negocios, ya que esta descontextualizado (es del 2006) y tuvo muchas variaciones en los requerimientos de maquinaria.
Para alistar el plan de negocios, se encarga a los ingenieros Cristobal, Jorge y Elkin para que se reunan con la Ing Katerine Beltrán en la sede del proyecto en la Universiodad Sergio Arboleda, el día miércoles 10 de septiembre.

Se preguntan cuanto tiempo requerimos para poner en funcionamiento la planta, y el Ing Paternina se compromete a alistar las maquinarias y armar todo el proceso de producción para arrancar en tres semanas. Hace énfasis en que necesita tener lista la planta física, de lo cual lo más urgente es la instalación leectrica, que se “seque” el piso (pues la pintura al parecer que le echaron no es epoxica sino pintura de aceite), y la construccion del pozo de agua subtrerraneo, la elevación del tanque de agua y la instalacion de la turbina, elementos ya adquiridos.
(Se hace la salvedad de que los elementos de la planta, así como las maquinarias, fueron entregadas la semana anterior al Ingeniero paternina, quien los tiene inventariados y guardados en un salón diferente al de la planta porque el piso no esta listo)

El Ingeniero Paternina se hace compromiso de averiguar frutas para la producción, pero los docentes asistentes se comprometen a poner a los estudiantes del bachillerarto a trabajar ciertas encuestas que permitan buscar las alternativas de frutas para planear la producción el resto del año escolar. De esa forma, se los hace participar activamente del proyecto de producción.

Queda pendiente tambien diseñar el plan de producción para el año 2009, teniendo en cuenta las temporadas de fruta en la región. Este cambio debe introducirse en el plan de negocios.

Esquema administrativo

El siguiente punto tratado fue la organización empresarial. La dra Gloria sugiere que se organice un comité de docentes y estudiantes que formule una alternativa de organización empresarial y la plantee a la organización del proyecto. La propuesta que hasta ahora se ha manejado es la de una cooperativa, pero en conversaciones posteriores con la Ing Beltrán, manifiesta que sería mejor una empresa de trabajo asociado.
El tiempo para efectuar esta proppuesta es de un mes.

Visita a la planta

Como punto final, los visitantes se dirigieron a la planta fisica para verificar el estado del proyecto. Hubo algunios inconvenieters para entrar, ya que las llaves no se encontraron con facilidad, pero luego se resolvió el problema y ellos pudieron verificar que la pintura del piso aún no se ha secado, a pesar de haber transcurrido alrededor de dos semanas desde que se pintó.

Reunión de los docentes del equipo de trabajo

Una vez que los visitantes se retiraron, el equipo de trabajop se reunió y planteó las siguientes actividades con el fin de cumplir con las metas propuestas por los auditores:

Encomendar a los estudiantes desde 6º grado hasta 11 grado a eefctuar encuentas y recolectar información acerca de las frutas que se pueden conseguir en la región para producir pulpa. Se les estimulará con calificaciones.
las hojas se repartirán entre los estudiantes así: Cecilia en los grados 4º y 5º de pria. Samir en los grados 6º y 7º. Wilmer en los grados 8º, 9º y 11º (este último curso con la ayuda de Elkin), y Alfred aarón con los curso de 10º. En la jornada de la tarde, quedaron encargados Cristobal y Luis Mendoza. Se acordó no preguntar por el precio de venta.

Queda como tarea organizar los textos para elaborar la guia escolar del proyecto. Cecilia recogerá la información? No quedó claro.
SE establece la fecha del martes 16 de sept para hacer una reunión de socializacion: analizar la información recolectada en las encuestas, discutir el esquema organizacional o la propuesta de organización empresarial, establecer plan de accion para la elaboración del texto guia del proyecto en la escuela. Se debe invitar a algunos padres de familia, estudiantes y un miembro de la comunidad, que desde ya se propone a Dania Todaro.

Formato de la encuesta:

Queda pendiente una actividad de sensibilizacion del proyecto por parte de Ruta de Macondo. Dicen que Lisbeth llamará antes de la fecha, pero deberán asistir al menos 20 docentes, 10 estudiantes, 4 paders de familia, y dos miembros de la comunidad (se propone a Dania Todaro y a Daza?)

REUNIÓN PARA REFORMULAR EL PLAN DE NEGOCIOS

Esta reunión se lleva a cabo el día miércoles 10 de septiembre, desde las 2 pm ahsta las 5 pm en las instalaciones de la Universidad Sergio Arboleda, en la ciudad de Santa Marta, en las oficinas del proyecto.

Asistentes: Cristobal Manjarrés, Elkin Marquez y jorge Paternina.
Del proyecto: dra Lina
Asesor del SENA: Ing Katerine Beltrán cel 3103670902

Se hace una lectura del proyecto, especialmente en la descripción de la inversión en maquinaria y equipós, que es el item que más cambios sufrió. Dichos cambios se hicieron porque, bajo la asesoría del Ing Paternina, se descubrieron formas más economicas de hacer los procesos, y se ganó un excedente que era indispensable para incluir en el proyecto cuiertos elementos que se había olvidado en un principio.

A pesar de que el Ing paternina ha incluido muchas cosas que hacían falta en las requerimientos originales, áun quedan cosas pendientes por pedir, como:
- campana y extractor de aire caliente, para evitar el desgaste del aire acondicionado
- Cucharas
- Extintores
- Instalacion de Punto de gas natural
- Insumos como pectina, CMC y detergentes
- empaques plasticos.

Para elevar estas requisiciones, la institucin debe hacerlo a traves de un mail de manera formal.

El trabajo de replanteamiento del Plan de Negocios queda unido a una actividad de formación en el tema de proyectos de inversión, y se establece la fecha del lunes 15 para continuar con el proceso. Los viaticos corren por cuenta de los asistentes (Jorge, Elkin y Cristobal).

Se establece la fecha del viernes 19 como fecha máxima para tener lista una propuesta de plan de producción, con una fruta alterna al mango. Dicho plan será presentado por mail a la dra Lina, o jorge y Cristobal van personalmente a discutirlo con la asesora.

El ingeniero Paternina se comprometió a instalar las maquinarias el 16 de septiembre.

Se acuerda la fecha del 30 de septiembre para el arranque de la producción.

Notas de la jornada de capacitación del Lunes 15:

La empresa escolar debe preveer el pago de una arriendo y un pago de servicios para evitar que la empresa se confunda con una economía mixta y evitar posibles demandas o complicaciones legales.

Se sugiere que la figura organizacional sea una empresa asociativa de trabajo, sugerido por el Ing Elkin de Corbanacol. La sesora tambien dice que la rectoría no puede tener voto en la direccion de la empresa escolar, pero se entiende que debe construirse un organo de consejería en el cual estén las directivas escolares.

Se discutió el tema de la inscripción en la camara de comercio y el pago de impuestos, y se planteó la posibilidad de que las maquinarias, los elementos y demás elementos que constituyen un alto nivel de activos para la empresa, sean donados por el proyecto Ruta de MACONDO a la Institucion educativa, quien a su vez los concederá en calidad de comodato a la empresa escolar. De esa manera, el nivel de activos es pequeño.

La organización empresarial debe blindarse contra posibles alegatos de padrers de familia o estudiantes que quieran demandar a la empresa por el trabajo realizado y por ser menores de edad. Para evitar esas sorpresas desagradables debe elaborarse un tipo de contrato de labor educativa, y debe establecerse bien claramente que la contraprestación es en especie, y no en efectivo. Las jornadas de trabajo no pueden ser superiores a las 4 horas diarias.

Para avitar que la empresa sea de carácter mixto de hecho, ya que usa o usufructúa recursos del gobierno, como son el local, los servicios públicos, etc, se debe hacer un contrato de arriendo que inluya los servicios por un valor bajo, así resulte simbólico.

Tambien debe incluirse en los costos los honorarios de un contador y del revisor fiscal. Para abaratar estos costos, se puede capaciotar a los jóvenes en contabilidad, para que ellos mismos lleven la contabilidad y así el contador sólo debe venir una vez al trimestre. Se pueden organizar cursos del SENA en contabilidad y contabilidad de costos.

Se desarrollaron otros temas propios de la formación en formulacion de proyectos de inversión, que no merecen ser anotados en este informe.

Se estableció la siguiente fecha para continuar con la formación y para terminar de darle forma al plan de negocios: miércoles 24 de septiembnre a las 2 pm.

CALENDARIO DE FECHAS:


Lunes 15 de sept: Entrega de encuestas por paretg de los estudiantes
Lunes 15 de septiembre Trabajo en plan de negocios
Martes 16 de septiembre Reunión equipo de docentes del proyecto
Martes 16 de septiembre Traslado de maquinarias al local de la planta
Miercoles 17 de septiembre enviar mail con requisiciones de planta a Lina
Viernes 19 de septiembre Fecha interna para formular plan de producción
Mcoles 24 de septiembre finalizacion del Plan de Negocios (U.S.A. 2 a 4 pm)
Martes 30 de septiembre arranque de la primera producción de pulpa.
Por definir socializacion con la comunidad educativa, define Liseth